A公司在调查中发现，X file是两年前由一位现已离职的员工向某权威机构申请的一份证书，在此后的2年时间内，与A公司合作过的客户都未提出过海关会查验此文件的要求，故而没有人特别关注X file的记录与保存。离职的员工也没有将X file 的电子档与纸面文件做好交接，所以当B客户突然提出这个需求索要文件的时候，公司上下无人能找到X file的下落。现在只能通过其他途径去寻找间接的证明文档，结果还不知道呢~~~

上述案例反映出了哪些问题？ 预防措施有哪些呢？
希望有兴趣的朋友们可以从 项目管理知识域的角度 来谈谈各自的见解。